学生行动资源指南

有一些资源可以帮助您完成事件预订流程. 在与适当的资源会面之前，收集以下信息是有帮助的:

• 所需设施类型(i.e.、接待室、演讲空间、表演空间等.).
• 建议活动的日期和时间.
• 赞助团体名称.
• 完整的名字, 责任方的电话号码和地址, 以及教职员工顾问的姓名和号码(用于学生组织).
• 事件类型.
• 估计出席.
• 特殊要求(AV设备、特殊通道等.).
• 入场费或注册费信息.
• 需要餐饮服务.
• 校园帐号(如适用).
• 停车需求(演讲者或嘉宾).
• 如有需要，完成活动许可申请.

• 空间的预订
  • 透过Auraria校园活动服务(ACES)预订活动/会议场地
    • 联系 Auraria校园活动服务 对于活动政策和程序，场地/场地租赁，餐饮，租金等. 所有Auraria校园设施和场地的预订应通过ACES办公室协调, 位于Tivoli学生会325室(303-556-2755). 欲了解更多关于空间预订的指导和信息，请阅读 Auraria校园活动服务政策和程序.
    • Auraria校园活动服务部(ACES)是Auraria高等教育中心Auraria校园项目部的一个部门，负责所有非学术安排，包括Tivoli学生会的设施, St. Cajetanʼ中心, 活动中心, 共享/共有教学楼内的所有公共区域和所有外部空间(包括蒂沃利四合院) & 公地、劳伦斯街学术中心、第九街公园等.).
    • 所有设施以先到先得的方式预留(“特殊用途设施”部分和“蒂沃利优先安排”部分注明的除外)。. ACES工作人员将指导组织和个人分配最能满足每个客户需求的设施, 他们是否在计划社交活动, 休闲, 教育, 或者其他程序.
    • 任何在Auraria校区举办的户外活动都必须向ACES提交户外活动许可证申请，并符合相关标准，方可考虑批准. 有关户外活动的更多资讯，请浏览 Auraria校园活动服务政策和程序.
      • 大型或复杂事件, 包括但不限于那些预计会聚集大量人员的活动，将要求至少提前180天安排活动，以确保活动需求的适当协调, 员工水平, 成本识别, 等. 由主办机构的校长或校长协商一致, 也是Auraria的首席执行官, 如果有足够的资源为活动提供适当的服务，则可以修改或放弃最低提前通知. 认可的学生团体亦可能须于活动举行前不少于30天出席策划会议, 由学生活动/生活办公室和/或Auraria校园警察自行决定. 这些会议旨在最大限度地进行协调和沟通，以确保活动取得成功.

• 通过设施部预订大学自有建筑的活动/会议空间
  • 与设施部联系，地址是 (电子邮件保护) 和/或访问他们的 网站 获取更多信息和指导.
  • 约旦学生成功大楼和航空航天与工程科学大楼都有各种室内和室外活动空间. 这两座建筑的空间对密歇根州立大学丹佛分校的学生组织是免费的. 欲了解更多信息，请访问以下网站 网站. 如欲预订这两座大楼的场地，请致电活动安排助理 (电子邮件保护)

有关事件设置的更多信息, 设施的需求, 以及安全协议和措施, 请浏览 Auraria校园活动服务政策和程序.

• 安装需求: 为了最大限度地提高安全性，进出和技术需求，如电源等., ACES工作人员可以确定具体的设置需求, 包括舞台布置等项目, 等. 所有通往出口的通道必须保持畅通无阻. 在使用期间, 出口门不得固定和/或堵塞，使门无法从内部轻易打开.
• 清理: 包括清理和拆除乐队设备在内的活动必须在预定的预订时间内进行.
• 活动结束时间: 任何设施的“活动”结束时间不得超过上午12:00. 这被认为是活动的最大结束时间/离开时间(意味着所有参与者必须在此时间离开该区域). 最后一次通话必须进行相应的计划. 详情请参阅有关酒类政策的特别活动. 最长“预约”结束时间(包括拆除)不得超过上午1:00.M. 这意味着设备的拆卸和拆除必须不迟于上午1:00完成.M. 现在所有人都必须离开这片区域. 不遵守这些结束时间的组织将被罚款，并且可能不允许安排未来的非工作时间活动. 除了, 在活动之前或之后需要额外设置和拆除时间的组织, 无论是计划中的还是计划外的, 是否会因使用该设施而收取额外费用.
• 标识: 活动当日地点的广告标牌必须遵守张贴政策. 请与ACES办公室联系，以便在适当的location和尺寸上获得指导标志的帮助.
• 装饰: 为了保持设施处于理想状态，供大家使用, 出于安全和责任的考虑，所有的装饰, 展览和展品必须事先得到ACES工作人员的批准.

在蒂沃利turnhall, 没有装饰, 可对舞台窗帘进行任何形式的附件或改动. 这些窗帘的任何移动或调整必须由ACES工作人员完成.

装饰, 任何需要火焰或水的展示或展品不得在任何Auraria校园设施内使用. 放置在适当容器中的蜡烛必须得到ACES的批准. 装修必须符合最低安全标准. 也禁止使用干草或其他干燥的引火物. 室内空间不允许使用胶带、油漆、胶水或喷雾剂. 不允许有闪光物或五彩纸屑.

装饰时间必须提前安排，并被视为预订期的一部分. 所有装饰材料必须在活动结束后立即拆除，除非事先获得许可(预先批准的额外拆除时间分配也可能导致额外的租金费用).

• 消防及安全措施: 容量根据消防和安全规范以及房间配置确定. 为了确保所有参加活动的人的安全, 如果认为已超过指定容量，ace和Auraria校园警察有权限制进入.
• 活动许可证申请(如适用): 根据活动的性质和细节，所有预订都需要预定时间. 至少45个工作日通知(或更长时间), (取决于事件的性质和大小)对于大型或复杂的事件是必需的. 大型和/或复杂的活动将进一步需要活动许可申请，这将受到额外的审查和批准. 请务必咨询ace办公室，以确定每种活动类型所需的具体通知以及活动许可申请的潜在必要性.
• 责任保险范围(如适用): 某些事件将需要额外的责任保险，其中列出了Auraria高等教育中心和学生设施部门 & 附加保险服务, 同时遵守国家的其他要求, 并将在ACES办公室协调的详细合同协议中概述. 在这种情况下，将需要在事件发生前提供保险证明. 如未能提供证书，活动将被取消.
• 活动安全措施(如适用): ACES和Auraria校园警察可能要求采取适当的安全措施为活动演讲者提供保护, 用于寻求出席某一活动的人, 为涉及的Auraria校园财产和Auraria校园社区. 活动的赞助商负责与活动相关的这些费用. 在可能的情况下, ACES和Auraria校园警察将尽一切努力在活动前确定这些费用. 赞助商可能会被要求缴纳保证金，并将对活动产生的额外费用负责, 包括但不限于与赛事相关的草皮损坏费用, 过度的清理和/或支持人员需求, 等. ACES和Auraria校园警察可能会根据活动发生时的情况对参加或观察活动施加其他限制. 这些限制可能包括禁止携带背包或大袋子/钱包等物品. 或者需要通过金属探测器，其他类型的发现等. 执行合理的着装要求, 以及为确保校园活动安全所必需的其他要求.

抗议和示威并不是行动主义的唯一形式, 但它们往往是运动的重要组成部分. 校园里可能发生的其他潜在事件包括, 但不限于游行/集会, 和平抗议活动/组装, 公众论坛, 守夜, 研讨会, 以及其他可能符合特定原因/目的的适用事件.

抗议和示威需要准备和计划, 包括了解如何保证每个人的安全, 确保每个人都知道自己在校内外的权利, 并制定协议来保护参与者. 以下是了解更多学生权利的资源，因为他们参与激进主义.

• ACLU知道你的权利
• 美国公民自由联盟校园演讲
• 校园言论自由指南

• 活动开始前
  • 沟通时间: 您的营销议程和沟通计划将受到决定您的活动的最后期限的影响. 以下是一些在规划沟通策略时需要遵守的一般时间规则:
    • 在活动开始前12周(至少)，你会想要宣布这个活动.
    • 在接下来的10周(或更长时间)执行你的营销活动，制定一个沟通必要信息的策略. Keep in mind that you won’t know all this information at once; it will come to you gradually, 你要有策略地决定何时发布它.
    • 您需要让其他组织团队了解您的沟通策略，这样他们就可以向您发送您在其他情况下可能不会共享的信息.
    • 在活动的那一周, 沟通所有重要信息，并直接与与会者分享.

• 沟通的重要细节: 沟通以下信息可以帮助你的团队和与会者避免不愉快的意外:
  • 扬声器/主机的名字: 因为你的演讲者和主持人是吸引与会者的重要因素, 在你的活动沟通中，你需要尽早介绍演讲者. 演讲者的信息可能包括主题标题、照片和简短的介绍性简介. 你也可以考虑分享他们的演示幻灯片或任何必要的讲义.
  • 活动日程及活动: 与会者需要提前了解活动议程，以便计划他们的活动，充分利用一天的时间.
  • 沟通渠道 & 必要的下载: 你需要决定使用什么沟通渠道来更新你的与会者，并从一开始就吸引他们. 它可以是一个活动应用程序、社交媒体、活动网站或电子邮件. 通过考虑你的与会者的人口统计, 选择有效的，并让与会者知道如何访问它们.
  • 食物和饮料 (至少一周后):这很有帮助，这样人们就知道他们是否需要提前吃饭或带食物, 特别是如果他们有食物过敏.
  • 的着装确保所有的参与者都知道在你的活动中如何着装.
  • 天气户外活动、交通、甚至着装都很大程度上取决于这个关键的细节. 你可能要到不到一周的时间才会知道这些信息.

• 通信工具: 了解如何有效地沟通信息在你的活动策划过程中是很重要的. 不仅仅是发布信息, 你应该吸引与会者，让他们尽可能多地参与到你的活动中来. 这是一份通讯工具清单.
  • 您网站上的活动页面: 这将帮助任何有兴趣了解更多关于您的活动的人轻松地在一个地方找到最新信息. 潜在的与会者最有可能来到这个页面.
  • 电子邮件营销: 收集你的过去和现在的与会者以及你的支持者的电子邮件，建立一个通讯列表. 确保建立一个强有力的活动来介绍和确认任何头条新闻或场地的变化，同时在你的网站上展示你的活动页面.
  • 移动活动App: 在提供移动议程和后勤服务之外，帮助您与与会者进行沟通. 通过考虑社交媒体渠道，为你的活动选择合适的活动应用程序是很重要的, 社区委员会, 群组聊天, 推送通知, 或一体化管理系统.
  • 社交媒体: 每个社交网络都是不同的工具，针对不同的受众提供不同的衡量标准. 谁是你的与会者?
    • Twitter: Twitter是一个很好的地方，在这里你可以看到最新的动态, 寻求反馈, 回答任何问题, 分享有趣的评论并参与更多. 你可以让关注者知道所有演讲者和主持人的官方账号.
    • Facebook: 如果你的用户在Facebook上, 将你的活动设置为公开是一个好主意，这样可以在Facebook社区中推广更多邀请，并缓和分享评论, 照片, 和视频.
    • Instagram: 这是一个分享高质量演讲者的好地方, location, 以及任何与事件有关的东西. 一定要在这里使用你的活动标签.
  • 校园张贴: 访问 AHEC张贴校园政策 了解更多信息. 发布公告, 传单, 海报, 广告, 任何形式的传单或印刷品都是禁止在Auraria校园的任何地方, 授权售货亭除外, 公告板, 以及其他明确指定的区域. 禁区包括:
    • 灯柱
    • 窗口(内部 & 外部玻璃表面，蒂沃利学生会部分允许的除外.
    • 机动车辆
    • 垃圾桶
    • 建筑外观
    • 栅栏
    • 树
    • 卫生间
    • 停车场
    • 迹象
    • 门(公共走廊或大楼门，Tivoli学生会区允许的除外)
    • 教室
    • 漆表面

• 活动期间
  • 沟通的重要细节: 提醒你的团队当天的议程和沟通计划，这样每个人都在同一个页面上. 关于与与会者的沟通, 请确保向与会者提供以下信息:
    • 如果你使用一个事件应用, 确保与会者知道如何提前下载应用程序，并能够访问活动议程和信息.
    • 提醒每个人你的活动标签, 同时推广在哪里分享和参与你的社交媒体渠道.
    • 和那些不能参加的人分享你的经历. 在社交媒体上发布照片、视频和语录，这样你的观众就会有参与感.

• 重新审视你的沟通工具: 活动开始后, 沟通工具的意义和目的可能会改变，所以一定要重新审视你的沟通计划.
  • 如果你使用手机调查，现场投票，twitter墙，幻灯片共享等.，通过你的手机活动应用程序，在开场白时提醒你的与会者这一点. 检查你的应用程序是否可以通过推送通知和电子邮件发送自动或手动提醒.
    • 一定要提前在Twitter和Facebook上发布重要的帖子, 因此，组织者和志愿者可以集中精力捕捉实时内容，确保一切顺利进行.
    • 这取决于你是否直播你的活动, 但每个直播应用都有利弊, 所以一定要意识到现场报道的风险, 功能或任何额外的设备，你可能需要在手. 这里有一个清单供你考虑:
      • 仔细选择你的location(座位、角度、灯光、是否变焦等).).
      • 保持专业，避免手持.
      • 为了避免让观众感到困惑，你可以在镜头中放置一个带有事件名称和信息的横幅，或者让别人通过发表评论来调节feed，告知其他观众正在发生的事情.
      • 仔细检查你的设备是否有足够的硬盘空间和足够的电池寿命. 记得带充电器.
      • 让扬声器和任何能听到的人知道你在拍摄.

• 活动结束后
  • 感谢所有参与者，结束活动.
  • 您是否在活动之前/期间通过现场投票或移动调查收集与会者的反馈? 您可以与与会者分享这些结果.
  • 如果你没有在活动期间通过手机调查收集反馈, 你可以创建一个调查，并在一周内通过电子邮件发送出去.
  • 花点时间考虑一下你希望人们如何分享他们的经历，也许把他们所有的内容都捕捉到一个令人难忘的相册中，包括在活动页面或一封感谢邮件中.
  • 在活动结束后吸引与会者是很重要的，因为你会希望他们回来参加接下来的活动. 在活动结束后的一周内，通过你的网站发送关于这次活动和下一次活动的时事通讯, 电子邮件, 事件应用程序提供的公告和公告板, 还有社交媒体.